什么是一份好的周报?


“周报管理知多少”系列之一——当你用心地去理解、研究周报时,才会发现周报这个工具对完成工作和实现个人成长的魅力!




文:李海燕(爱空间科技副总裁、资深人力资源从业者)
责任编辑:庄文静


疫情之下,如何不让管理失控?

许多公司需要通过一种管理工具,加强人与人未能谋面时的连接及彼此协同,让管理者更清楚员工的状态,让员工更知道管理的目标,同时相关部门间更加透明、高效。

怎样一种工具,可以达到这些目标呢?并且能使员工进入“十分”的状态?于是,笔者开始研究周报这一管理工具。为何会锁定周报?笔者发现,但凡大公司都在使用这一工具,都在研之、兴之、推之、利之……说明其必有不同反响的魅力。

从本期开始,笔者将与各位剖析周报这一管理工具。今天,先从什么是一份好的周报谈起。

通常,人们认为周报无外乎写上周总结与下周计划,很容易变成流水账。于是,很多人非常痛恨写周报,觉得要求写周报的领导不是矫情就是没事找事。那么,如何不把周报写成流水账,并且对组织、管理者及个人产生真正的价值?其核心无外乎要高度重视计划与总结。

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“计划”和“总结”的差异何在?

在周报撰写的过程中,一定要清楚:“计划”和“总结”的撰写方法是非常不一样的。

笔者在没有深入研究周报前,写过很长时间的周报,以为计划与总结的区别在于:总结是在计划的后面加了几个字,即完成、未完成,对于未完成的事项会多加一些解释,甚至于未完成事项不再列出。大家都在“赌”领导根本不记得你的计划到底是什么,这样才显得我们认真完成了工作。

现在回想起当年的周报,感觉真是浪费了自己和领导的时间。当笔者用心地去理解、研究周报时,才发现这个工具的魅力所在!

那么,计划与总结的差异何在?即:计划要聚焦,总结要全面。聚焦是指不需要列出很多事项,找重点事项列出即可;全面是指不能只写是否完成,而要分析其中的原因。



做计划的关键点

既然计划的撰写一定要聚焦,那么如何做到聚焦?

第一,只写最重要的3-5件事。为什么是3-5件?如果1周能把3-5件事做好做到位,已经效率很高了。另外,工作中常出现的一个问题是:做事分散,于是常常虎头蛇尾,导致的结果是没有成就感,并且不会止于至善。而让事情安排得精要,则容易聚焦,容易做得深入、想得透彻,并且容易出结果。

第二,计划中要有明确的目标。举例来说,关于招聘的计划,“下周计划面试SEO(即专业从事网络搜索引擎优化的相关工作人员)”与“下周计划面试SEO,并终面通过至少1人”,哪个更有目标性,更有可靠度?显然是第二个。但现实中,有几个人的计划有目标性呢?大多仅说我们要做什么,而不知做到什么样的结果。所以,目标一定要量化。

第三,思考至少30分钟才能落笔写。做周报要深思熟虑,尤其对事务性工作者,一定要清楚、再清楚自己应该做些什么,做到什么程度,以便不断地提升自己。没有经过深度思考的计划,将形同流水账,且每周似乎都没有变化,日子也这样一天天地滑过去了,日后回想起来必然全是遗憾。


做总结的关键点

第一,总结与计划要有对应性。

笔者在审核部门员工工作总结时,常发现大家写的总结与计划不一致。不仅如此,领导点评过程中又提出的要求,汇报者也只是答应而没有做,在总结中全部没出现这类工作的进展信息。如果领导没留意这些内容,还不知道计划与总结完全是“驴唇不对马嘴”。

所以,写周工作总结时,一定要对应着计划来写,这样才能真正重视并有所反思。笔者遇到过两个截然不同的下属,其一是将计划写出来并打印贴在工位上,每做完一件事便在上面打个勾,每天下班后会看一下一周的计划是否按计划推进,如有特殊情况也会标明并与领导确认;另一个下属喜于做紧急的事情,每天忙得不可开交,到下周时,发现计划是A,做的却是B,结果一周工作草草收场。

试问这两位员工,哪个更有成长空间?当然是前者。因为他有深度思考的能力,且计划性强,做事踏实高效,自然成长快;而另一位则永远是被事追着走,没有自己的节奏,最终致使成长受限。


第二,对结果要量化。

前面讲到计划要有目标性,那结果就要表明是否实现了目标,而是否实现目标则需要量化。

当然,不代表量化一定和计划要求的目标完全一致,有时遇到特殊事宜,可能实现的目标并非计划所示,这也无可厚非,但核心是要写得真实有效。

量化是指需要数据化,即有明确的数字,如:销售额、客户数量、入职人数等;而成果化,以召开会议为例:要形成会议纪要,下发给所有参会人员,并跟踪落地等。


第三,对没做好的工作进行反思。

每一个人在做工作时,都不能保证全部高质量完成,并没有任何遗憾。那么,当遇到没有完成的工作,亦或完成质量不高的工作时,应该怎么办?难道是避重就轻,一带而过?甚至不在总结中出现吗?这样都不对,因为这会让你错失了成长良机。

遇到没有完成的工作事项,其实是“好事”。

为什么?因为这恰恰给了我们反思的机会:当我们做事非常顺利时,往往忘记了做事的初衷,以及如何从做事中成长。而当我们遇到挫折时,面临两种选择:其一是逃避,没人问就不再想,省得让人难受;其二是主动思考,找到出现问题的根本原因,并寻找有效的解决方案,以便从中汲取经验教训,更好地成长。请注意:问题即机会,反思即成长。

第四,对做好的工作进行沉淀。

当你发现自己做的工作结果完成得都不错,而且受到了管理者的嘉奖,有没有想到做一下复盘和经验沉淀?这些宝贵的经验,如果就这样埋没了岂不可惜?而且,管理者不妨组织大家 把经验写下来,不仅可以沉淀为组织的经验,还可以分享给团队伙伴,何乐而不为?

如果你同样想让周报成为一种利器,希望你和笔者一样带着组织与团队伙伴一起成长,就赶快加入到周报的学习与应用中吧。




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